Préparer votre tableur pour le téléversement en lot
Mis à jour le
Cette page sert pour Téléverser un fichier pour des reçus en lot. Vous pouvez partir du modèle de FreeCharityReceipts ou téléverser une exportation que vous avez déjà.
Règles pour le fichier
- Types de fichier : .xlsx ou .csv. Les fichiers texte avec virgules, points-virgules ou tabulations sont lus aussi.
- Un ancien fichier .xls est refusé avec Enregistrez ce fichier en .xlsx ou .csv, puis téléversez-le de nouveau. Ouvrez-le et utilisez Enregistrer sous.
- Jusqu'à 5 Mo et 2 000 lignes de dons. Au-delà, vous voyez Ce fichier dépasse la limite de téléversement de 5 Mo. ou un message indiquant que le fichier a trop de lignes. Divisez le fichier.
- Un classeur qui a des données sur plusieurs feuilles demande quelle feuille lire. Les feuilles masquées sont ignorées. Si un classeur a trop de feuilles contenant des données, téléversez une feuille à la fois.
- Les lignes masquées ou filtrées dans votre tableur sont laissées de côté par défaut. Vous voyez un avis et pouvez les cocher de nouveau.
Le modèle
À l'étape de téléversement, cliquez sur Télécharger .xlsx ou Télécharger .csv, en anglais ou en français. Les colonnes sont les suivantes :
| Colonne | Nécessaire ? | Notes |
|---|---|---|
| nom_du_donateur (donor_name en anglais) | Oui | Jusqu'à 50 caractères, pour que le nom tienne sur le reçu |
| adresse (donor_address) | Oui | Jusqu'à 100 caractères au total, trois lignes au plus |
| montant (gift_amount) | Oui | En dollars, par exemple 250.00 |
| date_du_don (gift_date) | Oui | AAAA-MM-JJ |
| description (gift_description) | Non | Jusqu'à 1 000 caractères |
| reference | Non | Votre propre identifiant, jusqu'à 100 caractères. Il sert à repérer les doublons et n'est jamais imprimé sur le reçu. |
| courriel_du_donateur (donor_email) | Non | Utilisé seulement si vous choisissez d'envoyer les reçus aux donateurs. Voir Envoyer les reçus aux donateurs par courriel. |
Le modèle .xlsx a une ligne d'en-tête figée, des contrôles de date et quelques lignes d'exemple. Supprimez les exemples. Si vous en laissez un, il est signalé et laissé de côté.
Utiliser votre propre fichier
Les exportations d'Excel, de Google Sheets, de Numbers et de la plupart des systèmes de dons fonctionnent. Les titres courants en anglais et en français, comme « Name », « Amount », « Date » et « Montant », sont reconnus pour vous. Une ligne d'en-tête aide, mais n'est pas obligatoire. Les colonnes dont vous n'avez pas besoin sont ignorées. À l'étape Associer les colonnes, vous pouvez corriger une colonne mal reconnue, ou combiner des colonnes de rue, de ville, de province et de code postal en une seule adresse.
Montants
Écrivez un montant simple en dollars : 250, 250.00, $1,250.00 ou 1 250,00. N'utilisez pas une autre devise que le dollar. Les montants de plus de deux décimales, comme 12.345, sont une erreur et ne sont jamais arrondis. Si votre colonne est en cents, cochez Les montants sont en cents.
Dates
Écrivez les dates au format AAAA-MM-JJ. Si vos dates utilisent des barres obliques, comme 03/04/2026, on vous demande de choisir Jour / Mois / Année ou Mois / Jour / Année. Les vraies dates Excel conviennent. Les dates antérieures à 1990 sont refusées.
Ce que vous pouvez voir à la vérification
Erreurs (la ligne est ignorée et n'est pas facturée) :
- Un nom de donateur, une adresse, un montant ou une date manquant.
- Un message indiquant que la valeur n'a pas pu être lu comme un montant ou comme une date. Le message commence par la valeur.
- Raccourcissez ce nom à 50 caractères ou moins. ou Raccourcissez cette adresse à 100 caractères ou moins. Une valeur plus longue serait coupée sur le reçu : elle est donc refusée.
- Cette date de don est dans le futur.
- Un reçu ne peut pas être daté avant le don. La date du don est postérieure à la Date du reçu.
- Une référence qu'une ligne précédente utilise déjà.
- Ce don a donné lieu à un avantage, suivi du montant. Un don avec avantage ne peut pas être traité dans Lot. Faites-en le reçu dans Créer un reçu.
- Cette cellule contient une formule sans valeur. Collez les valeurs plutôt que les formules.
Avertissements (la ligne passe, mais regardez-la) :
- Ce don est inhabituellement élevé.
- Un don de plus de 2 ans avant la date du reçu.
- Les lignes N ont le même donateur, le même montant et la même date. Il peut s'agir d'un vrai doublon.
- Ceci ressemble à une ligne de total, pas à un don. Elle est laissée de côté.
- Cette ligne est encore un des exemples de notre modèle.
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